Als je overweegt een AI-chatbot in te zetten, sta je voor een belangrijke keuze: ga je zelf een chatbot maken of schakel je een specialist in? Beide opties hebben hun voor- en nadelen, en de juiste keuze hangt af van jouw budget, technische kennis en doelen.
Hieronder bespreken we de twee benaderingen in detail, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.
Zelf een AI-chatbot bouwen?
Met de groei van gebruiksvriendelijke tools en platforms is het tegenwoordig mogelijk om zelf een AI-chatbot te bouwen. Er zijn inderdaad heel wat platforms waar je tegen een beperkte kostprijs en zonder code de basis kunt leggen voor een chatbot. Op het eerste gezicht lijkt dit een budgetvriendelijke en aantrekkelijke optie, maar er komt meer bij kijken dan je misschien verwacht.
Stap 1: Zorg voor een duidelijk gestructureerde gespreksflow
Een goed functionerende chatbot begint altijd met een solide basis: een duidelijk gestructureerde gespreksflow. Dit is de blauwdruk van hoe je chatbot met klanten communiceert. Een gestructureerde flow zorgt ervoor dat klanten snel en effectief de informatie vinden die ze zoeken, zonder vast te lopen in het gesprek.

De eerste stap is om vooraf te bedenken welke routes een klant kan bewandelen in het gesprek. Stel jezelf de vraag: wat zou een klant willen weten of doen? Misschien wil iemand een product kopen, een afspraak maken, of simpelweg meer informatie over jouw diensten. Door deze mogelijke scenario’s in kaart te brengen, creëer je een helder overzicht van hoe je chatbot klanten kan helpen.
Daarnaast moet je nadenken over alle mogelijke vragen en hoe de chatbot hierop moet reageren. Denk niet alleen aan de standaardvragen zoals “Wat zijn de openingstijden?” of “Wat kost dit product?” maar ook aan minder voor de hand liggende verzoeken. Een klant kan bijvoorbeeld vragen: “Welke opties hebben jullie voor grote groepen?” of “Kunnen jullie iets op maat maken?” Door deze vragen mee te nemen in je planning, zorg je ervoor dat je chatbot klaar is voor zowel de gewone als de onverwachte interacties.
Kortom, een goed ontworpen gespreksflow is meer dan alleen een lijstje met antwoorden. Het is een strategie waarmee je de klantreis eenvoudig, logisch en prettig maakt. Hoe beter je dit proces ontwerpt, hoe soepeler en effectiever je chatbot zal werken.
Bijvoorbeeld, je wil zelf een chatbot maken voor een kapsalon. Dan kun je starten met veelgestelde vragen zoals: “Wat zijn jullie tarieven?” of “Doen jullie highlights?”.
Maar klanten kunnen ook onverwachte vragen stellen, zoals: “Welke opties hebben jullie voor dik haar?” Hier moet je chatbot voorbereid op zijn, met antwoorden die klanten echt verder helpen. Het verkennen en ontwerpen van deze scenario’s is cruciaal om te zorgen dat je chatbot logisch en gebruiksvriendelijk aanvoelt.
Stap 2 : Creëer een echte gebruikerservaring
Een goede chatbot doet meer dan alleen vragen beantwoorden; het moet voelen alsof de klant een echte interactie heeft. Zelf een chatbot maken betekent dus ook dat je goed in het oog moeten houden dat de ervaring soepel, duidelijk en aangenaam is. De manier waarop je chatbot communiceert, is cruciaal om vertrouwen op te bouwen en klanten te helpen.

1 – Een sterke eerste indruk
De interactie begint met de introductie van de chatbot. Hoe stelt de chatbot zichzelf voor? Een vriendelijke en persoonlijke toon helpt om een goede eerste indruk te maken. Bijvoorbeeld: “Hoi! Ik ben je digitale assistent en ik help je graag verder. Waar kan ik je vandaag mee helpen?” Door direct een uitnodigende toon te zetten, voelt de klant zich welkom.
2 – Slimme vervolgvragen stellen
Na de introductie is het belangrijk dat je chatbot een logisch en soepel gesprek kan voeren. Stel dat een klant zegt: “Ik wil een afspraak maken.” In plaats van alleen een simpel antwoord te geven, kan de chatbot doorvragen: “Natuurlijk! Welke dag komt jou het beste uit?” Dit soort vervolgvragen maken de interactie natuurlijker en voorkomen verwarring.
3 – Omgaan met onduidelijke of complexe vragen
Niet alle vragen die klanten stellen, zijn even duidelijk of eenvoudig te beantwoorden. Bijvoorbeeld: “Wat raden jullie aan voor mijn situatie?” Een goede chatbot herkent dat er extra uitleg nodig is en reageert vriendelijk: “Kun je me iets meer vertellen over je situatie? Dan geef ik je een passend advies.” Als de vraag echt te complex is, kan de chatbot aanbieden om het gesprek door te sturen naar een medewerker: “Hier heb ik misschien wat hulp van een collega voor nodig. Kan ik je gegevens doorgeven zodat we contact met je opnemen?”
4 – Een vloeiende gebruikerservaring
Het doel is om een gesprek te creëren dat voelt als een natuurlijke interactie. Klanten moeten het idee hebben dat ze snel en gemakkelijk geholpen worden, zonder gedoe. Zelf een chatbot maken en daar geen rekening mee houden? Dat is geen optie: een goed ontworpen systeem houdt immers rekening met alle mogelijke situaties, van standaardvragen tot lastige verzoeken, en zorgt voor een soepele gebruikerservaring.
Met deze aanpak wordt je chatbot meer dan een tool; het wordt een waardevolle aanvulling op je klantenservice.
Een uitgewerkt voorbeeld: Chatbot voor een kinesitherapeut

Een sterke eerste indruk
Bij het starten van het gesprek kan de chatbot zichzelf voorstellen en de klant geruststellen:
“Hoi! Ik ben je digitale assistent en ik help je graag met alles wat je nodig hebt bij onze kinesitherapiepraktijk. Wil je een afspraak maken, informatie over behandelingen, of heb je een andere vraag?”
Deze vriendelijke en open introductie zorgt ervoor dat klanten meteen weten wat ze kunnen verwachten.
Slimme vervolgvragen stellen
Stel dat een klant zegt: “Ik wil een afspraak maken.” De chatbot kan reageren met een logische vervolgvraag:
“Dat kan! Voor welke klacht wil je een afspraak maken? Bijvoorbeeld rugpijn, een sportblessure, of revalidatie?”
Op basis van het antwoord kan de chatbot verder verfijnen:
“Dank je! Heb je een voorkeur voor een therapeut of een specifieke dag en tijd?”
Hiermee helpt de chatbot de klant stap voor stap zonder overweldigend te zijn.
Omgaan met onduidelijke of complexe vragen
Soms stellen klanten vragen die meer context vereisen, zoals: “Kunnen jullie me helpen met een schouderprobleem?” In dit geval kan de chatbot een verduidelijkende vraag stellen:
“We hebben veel ervaring met schouderklachten. Kun je me iets meer vertellen? Is het een blessure door sporten, of een andere oorzaak?”
Als de vraag te complex wordt, kan de chatbot proactief hulp aanbieden:
“Ik raad aan dat een van onze therapeuten contact met je opneemt voor een persoonlijk advies. Kan ik je naam en telefoonnummer noteren?”
Afsluiting met een professionele touch
Aan het einde van de interactie zorgt de chatbot voor een goede afsluiting. Bijvoorbeeld:
“Ik heb je afspraak ingepland op donderdag om 15:00 uur bij Marieke, onze schouderspecialist. Als je nog vragen hebt, laat het me weten. Tot dan en veel succes met je herstel!”
Dit geeft de klant een duidelijk gevoel van afronding en vertrouwen.
Met deze aanpak kan een kinesitherapiepraktijk een chatbot gebruiken om klanten niet alleen sneller te helpen, maar ook een warme, professionele ervaring te bieden. Dit versterkt niet alleen de klanttevredenheid, maar bespaart ook kostbare tijd voor het team.
Stap 3 : integraties met andere systemen opzetten
Wil je dat je chatbot echt een verlengstuk wordt van je bedrijf, dan moet hij meer kunnen dan alleen vragen beantwoorden. Denk aan taken zoals afspraken inplannen, betalingen verwerken of klantgegevens opslaan. Om dit mogelijk te maken, is het nodig om de chatbot te koppelen aan bestaande systemen, zoals een boekingsplatform, een CRM-systeem of een betaaltool.

Automatisch afspraken plannen
Stel, een klant wil een afspraak maken via de chatbot. Je kan zelf een chatbot maken en deze koppelen aan een boekingssysteem, zoals Calendly of Microsoft Bookings. Op die manier kan de chatbot direct beschikbare tijdsloten tonen. Een interactie kan er dan als volgt uitzien:
“Ik zie dat we maandag om 14:00 uur of woensdag om 10:30 uur beschikbaar zijn. Wat past het beste voor jou?” Zodra de klant een keuze maakt, wordt de afspraak automatisch bevestigd in jouw agenda.
Betalingen verwerken
Als je diensten of producten aanbiedt die direct afgerekend kunnen worden, is een koppeling met een betaaltool zoals Stripe, Mollie of PayPal handig. De chatbot kan de klant een veilige betaaloptie aanbieden tijdens het gesprek:
“Wil je alvast betalen om je boeking te bevestigen? Ik stuur je een veilige betaallink.” Hiermee maak je het proces naadloos en handig voor je klant.
Technische kennis en maatwerk
Deze integraties vergen wel technische kennis. Het kan nodig zijn om API’s (Application Programming Interfaces) te gebruiken om systemen met elkaar te laten communiceren. Als je hier geen ervaring mee hebt, kun je overwegen om hulp in te schakelen van een ontwikkelaar of gebruik maken van no-code platforms, waarmee je koppelingen relatief eenvoudig kunt opzetten.
Een freelance tekstschrijver die zelf een AI-chatbot maakt, kan bijvoorbeeld proberen om deze te koppelen aan een betalingssysteem. Zonder ervaring in integraties kan dit echter veel tijd en frustratie opleveren.
Zelf een chatbot maken: voordelen

1 –Lagere kosten
Zelf een chatbot maken kan een stuk voordeliger zijn dan het inhuren van een specialist. DIY-chatbotplatforms bieden vaak betaalbare opties, waarbij je alleen betaalt voor de software of een maandelijkse licentie. Dit maakt het een aantrekkelijke keuze voor kleine ondernemers met een beperkt budget.
2 – Volledige controle
Een groot voordeel van zelf bouwen is dat jij de touwtjes in handen hebt. Je bepaalt zelf hoe de chatbot eruitziet, welke toon hij aanslaat en welke functies hij biedt. Of je nu een simpele FAQ-chatbot wilt of een meer geavanceerde assistent die afspraken plant en betalingen verwerkt, je kunt de chatbot precies afstemmen op de behoeften van jouw bedrijf en klanten.
3 – Leren door doen
Voor ondernemers die graag nieuwe dingen leren, is zelf een chatbot maken een waardevolle ervaring. Het proces helpt je niet alleen technische vaardigheden te ontwikkelen, maar geeft ook inzicht in hoe klanten met jouw bedrijf communiceren. Dit kan leiden tot verbeteringen in je bedrijfsvoering en klantbeleving. Bovendien kan deze kennis van pas komen bij toekomstige automatiseringsprojecten.
Nadelen van zelf een chatbot te bouwen

1 – Tijdrovend
Het zelf bouwen van een chatbot kan behoorlijk wat tijd kosten, vooral als je nieuw bent in conversatiedesign of technische integraties. Het opzetten van een gestructureerde flow, het testen van verschillende scenario’s en het oplossen van fouten kan meer uren opslokken dan je verwacht. Als je al een volle agenda hebt, kan dit een flinke uitdaging zijn.
2 –Beperkte functionaliteit
Zelf een chatbot maken zonder technische kennis wil vaak zeggen dat je al snel tegen de grenzen van een DIY-platform aanloopt. Geavanceerde functies zoals het koppelen aan een boekingssysteem, het verwerken van betalingen, of het begrijpen van complexe klantvragen kunnen moeilijk zijn om te implementeren. Dit kan betekenen dat je chatbot niet volledig voldoet aan de behoeften van je bedrijf of klanten.
3 – Vaak een minder professionele uitstraling
Hoewel DIY-chatbots een prima startpunt kunnen zijn, missen ze vaak de finesse van een professioneel ontworpen chatbot. Denk aan subtiele details zoals een vloeiende gebruikerservaring, een gepersonaliseerde tone of voice, of geavanceerde foutafhandeling.
Een minder professioneel ogende chatbot kan een negatieve invloed hebben op de klantbeleving en zelfs afbreuk doen aan het imago van je bedrijf. Zelf een chatbot maken lijkt dan op eerste zicht een mooie kostenbesparing. Op termijn verlies je er mogelijk klanten mee…
4 – Elke chatbot heeft updates nodig
Naast de tijd die kwijt bent met het zelf maken van de AI Chatrobot zal je ook tijd moeten uittrekken aan het updaten ervan. Zowel het taalmodel dat op de achtergrond draait, de software die de AI aanstuurt als de data van je onderneming evolueren met de tijd. Regelmatige updates zijn daarom onvermijdelijk.
Hoewel zelf bouwen voordelen heeft, is het belangrijk om deze nadelen mee te nemen in je beslissing. Voor sommige ondernemers kan het verstandig zijn om in eerste instantie zelf te experimenteren, maar later hulp in te schakelen om de chatbot verder te optimaliseren.
Een specialist inschakelen om de chatbot te bouwen?
Hoewel zelf bouwen aantrekkelijk kan lijken, is het inschakelen van een specialist vaak een verstandige keuze, vooral als je wilt dat je chatbot echt professioneel en effectief is. Een specialist brengt niet alleen technische expertise mee, maar begrijpt ook jouw marketingdoelen en de behoeften van je klanten.

1 – Technische expertise
Een specialist kan je helpen om de juiste chatbot te kiezen en heeft ervaring met geavanceerde functies zoals machine learning, natuurlijke taalverwerking (NLP) en complexe integraties. Dit betekent dat jouw chatbot niet alleen technisch goed werkt, maar ook in staat is om complexe klantvragen te begrijpen en beantwoorden.
2 – Marketingkennis
Zelf een chatbot maken zonder kennis van marketing is niet meteen een briljant idee. Een goede chatbot doet meer dan alleen vragen beantwoorden; hij is ook een krachtig marketinginstrument. Een specialist kijkt naar hoe de chatbot jouw merk kan versterken, leads kan genereren en klanten kan overtuigen om actie te ondernemen.
3 –Gebruikerservaring optimaliseren
Een specialist begrijpt hoe klanten denken en ontwerpen een gesprek dat logisch, intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Dit zorgt ervoor dat klanten met plezier gebruikmaken van de chatbot en sneller geholpen worden.
4 – Toekomstbestendig ontwerp
Specialisten denken verder dan de initiële functionaliteiten. Ze ontwerpen een chatbot die schaalbaar is en kan meegroeien met jouw bedrijf.